Políticas de SharePoint Portal Server

Definiciones para el propósito de las políticas:

  • Usuarios Administrativos: Se considera usuarios administrativos a: los empleados, profesionistas de apoyo y directivos que hagan uso de los servicios de la Dirección de Informática como apoyo a sus actividades.
  • Solicitud: Se entiende por solicitud a la petición formal de un workspace por medio de un correo a la cuenta del servicio.
  • Creación de un workspace: Asignación de un espacio de trabajo a una entidad organizacional.
  • Workspace: Se refiere al espacio de trabajo o página web en el que tendrá acceso el usuario y podrá almacenar y publicar documentos.
  • Biblioteca: Es una página que muestra los archivos y carpetas que contiene, además de sus propiedades, así como un hipervínculo con cada archivo.
  • Responsable del área del trabajo: Miembro de la entidad organizacional el cuál será el encargado de solicitar cuentas, reportar fallas o problemas al administrador del servicio.
  • Administrador de servicio: Es la persona asignada para mantener y vigilar el buen funcionamiento del servidor, tanto en equipo como en programas.
  • Cuenta: Identificador único con el cual el usuario tendrá permisos específico para realizar algunas funciones en el espacio de trabajo.
  • Activación de la cuenta de usuario: es el proceso en el cual el usuario tendrá que acceder a esta página para poder utilizar el área de trabajo.
  • Taxonomía: Es la estructura formada por las diferentes carpetas y subcarpetas que conforman el repositorio de documentos.
  • Respaldo: Es la copia del área de trabajo que se utilizará en caso de contingencia.

Para la creación de un portal:

  • La solicitud de un workspace se debe de hacer por medio de un correo enviado a esta cuenta, el cual debe ser enviado por un miembro del departamento con copia al director del mismo. Se entenderá entonces que quien haga la solicitud es el responsable del área de trabajo.
  • Solo se asignará un espacio por departamento.
  • Se podrán crear sitios, bajo previa autorización, de proyectos específicos de un departamento. El responsable de dicho sitio tendrá que avisar cuando termine el proyecto y respaldar su información, puesto que el sitio solo estará vigente mientras dure el proyecto, a su término, se borrará.
  • Únicamente se crearán espacios para Departamentos o Áreas del ITESM Campus Monterrey.
  • Se puede utilizar este archivo para hacer la solicitud y posteriormente enviarla por correo.
  • Si la creación del espacio es autorizada, DSAI liberará el espacio de trabajo en un periodo de 4 días hábiles a partir de la autorización.
Para la creación de cuentas de acceso a los portales:
  • El usuario debe ser empleado del campus Monterrey y debe pertenecer a una entidad organizacional.
  • El usuario debe contar con un número de nómina activo en el Campus Monterrey.
  • El usuario debe de contar con una cuenta de correo activa en el servidor ITESM.mx.
  • La solicitud de las cuentas de los usuarios únicamente la debe hacer el responsable del área de trabajo o workspace.
  • La activación de la cuenta la tendrá que hacer el usuario interesado y después de un periodo de 24 horas se tendrá acceso al workspace.
  • Las cuentas que se pueden crear son las siguientes:
    • Lector. Permite a los usuarios buscar, ver y examinar contenido en el sitio.
    • Colaborador. Además de tener los permisos del lector, permite subir documentos y crear folders en las bibliotecas de documentos existentes.
    • Autor. Además de tener los permisos de colaborador tiene control para agregar bibliotecas de documentos; este rol está reservado para el responsable del sitio.
  • El tiempo de atención de las solicitudes de cuentas no sea mayor a 20 hrs. hábiles contadas desde la recepción de la solicitud, por cada 35 usuarios, en caso de ser mayor se sumará el tiempo proporcional extra de acuerdo al excedente de usuarios totales de las solicitudes recibidas durante esas 20 hrs. hábiles.
Para la utilización del portal:
  • En el espacio de trabajo se puede almacenar cualquier tipo de documento que se quiera conservar con fines de administrar el conocimiento del área, a excepción de archivos ejecutables con extensión .exe; este tipo de archivo, por cuestiones de seguridad no se permite darlos de alta en el sitio
  • La estructura (taxonomía) de las bibliotecas es estándar y se generarán los sitios con al menos una llamada Documentos, la creación o modificación de las mismas corresponderá a quienes estén autorizados con permisos de Autor.
  • Una vez que un documento haya sido borrado se pierde; no se realizan recuperaciones de documentos borrados ni se salva un histórico de respaldo.
  • La autorización para publicar documentos corresponde a los usuarios con permisos de Autor o Colaborador; si otro tipo de usuario quiere subir información que aparezca en el sitio, necesita la autorización de un usuario con permisos de publicación.
  • En cualquier momento, un Autor puede disponer de la información para darla de baja, siendo responsable de mantener una copia de los archivos eliminados en caso de ser requeridos posteriormente.
  • Si un sitio ha sido creado y se requiere añadir más usuarios que tengan acceso a el, puede utilizar este documento para hacer la solicitud y después enviarlo por correo a esta cuenta.
  • Despues de 1 año de inactividad el Administrador de servicio se reserva el derecho de eliminar el sitio del servidor.

Para solicitar soporte: